Trong kinh doanh, Procurement đề cập đến cách thức các công ty có được hàng hóa và dịch vụ họ cần từ các nguồn bên ngoài để hoạt động hiệu quả.
Procurement đề cập đến cách các công ty có được hàng hóa và dịch vụ họ cần cho hoạt động kinh doanh. Procurement hiệu quả là rất quan trọng đối với các tổ chức để đảm bảo rằng họ có đúng nguồn lực để hoạt động hiệu quả và đáp ứng các mục tiêu của họ. Procurement bao gồm một loạt các bước bao gồm:
- Xác định
nhu cầu của doanh nghiệp
- Tìm
nguồn cung ứng đáng tin cậy
- Đàm
phán hợp đồng
- Quản
lý mối quan hệ với các nhà cung cấp
- Duy
trì hồ sơ của mọi bước
Vì việc sắp xếp hợp lý các quy trình này có thể làm tăng lợi
nhuận, nên mục tiêu của Procurement là có được các sản phẩm hoặc
dịch vụ cần thiết với giá trị tốt nhất có thể đồng thời cân bằng các yếu tố như
chất lượng và thời gian giao hàng. Đó là một quá trình liên tục—nhiều công ty
thực hiện kiểm tra QA định kỳ và phân tích hiệu suất, kết quả có thể dẫn đến việc
đàm phán lại hợp đồng của nhà cung cấp hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp thay thế.
Trong một công ty nhỏ hơn, Procurement có
thể do một người xử lý. Các công ty lớn hơn thường có một bộ phận Procurement do
một giám đốc Procurement đứng đầu, người giám sát các quy
trình. Giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các bên liên quan khác nhau, bao gồm
các chuyên gia Procurement, nhóm pháp lý và tài chính và người dùng
cuối, là cần thiết cho kết quả Procurement thành công.
Ví dụ: quan hệ đối tác giữa Procurement và
tài chính cho phép nhóm tài chính hiểu rõ hơn cách lựa chọn hàng hóa và dịch vụ
phù hợp có thể tối đa hóa lợi nhuận. Dẫn đến ngân sách và dự báo chính xác hơn.
Hợp tác kinh doanh nội bộ về hiện đại hóa công nghệ thường rất cần thiết để đảm
bảo cải tiến liên tục và triển khai các công nghệ mang lại lợi ích cho Procurement,
tài chính và kế toán, và các nhà điều hành chuỗi cung ứng. Cùng nhau, họ có thể
tối ưu hóa quy trình làm việc đầu cuối của mình bằng dữ liệu đáng tin cậy,
thông tin chi tiết do AI dẫn dắt và tự động hóa. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn đạo
đức là rất quan trọng trong suốt quy trình Procurement. Các tiêu
chuẩn pháp lý cũng phải được tuân theo, đảm bảo thực hành đạo đức, giảm thiểu rủi
ro và bảo vệ tính toàn vẹn hoạt động của tổ chức.
Các loại sản phẩm và dịch vụ mà nhóm Procurement có
được rất đa dạng và phụ thuộc vào sứ mệnh và nhu cầu của tổ chức. Ví dụ bao gồm
vật tư, thiết bị văn phòng, đồ nội thất, nguyên liệu thô cho sản xuất, máy móc,
cơ sở vật chất, người lao động hợp đồng, dịch vụ tuyển dụng, dịch vụ liên quan
đến du lịch, tài liệu tiếp thị và hơn thế nữa.
Tại sao Procurement lại quan trọng ?
Procurement là một phần thiết yếu của việc hiểu
và tối ưu hóa chuỗi cung ứng vì nó giúp các doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp
đáp ứng các yêu cầu của họ với mức giá hợp lý. Khi được thực hiện tốt, Procurement xác
định một cách hiệu quả các nhà cung cấp có hàng hóa và dịch vụ mà công ty cần
và có thể cung cấp chúng với đúng năng lực, lịch trình và giá cả.
Procurement thành công hỗ trợ hình ảnh thương hiệu
và danh tiếng của công ty, cho phép công ty có đủ khả năng để cung cấp cho
khách hàng hàng hóa và dịch vụ chất lượng của riêng mình một cách đáng tin cậy.
Nó cũng có thể làm tăng lợi nhuận—giảm 8-12% chi phí mua hàng của doanh nghiệp
và mang lại 2-3% khoản tiết kiệm hàng năm bổ sung.
Các bước của Procurement
Các giai đoạn của quy trình Procurement thường
được gọi là vòng đời Procurement, điều này củng cố rằng đó là một
quá trình liên tục chứ không phải là một quy trình tuyến tính. Các bước cụ thể
trong mỗi giai đoạn khác nhau tùy thuộc vào quy mô, ngành và bản chất của hàng
hóa hoặc dịch vụ đang được mua của tổ chức.
Tìm nguồn cung ứng
- Xác định
nhu cầu: Xác định hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết và thông số kỹ thuật của
chúng.
- Xác định
các nhà cung cấp tiềm năng: Sử dụng nghiên cứu, cơ sở dữ liệu ngành và mạng
để sàng lọc nhà cung cấp dựa trên kinh nghiệm, năng lực và danh tiếng của
họ.
- Gửi
RFI: Phát hành yêu cầu thông tin (RFI) để xác định khả năng của từng nhà
cung cấp.
- Gửi
RFP hoặc RFQ: Phát hành yêu cầu đề xuất (RFP) hoặc yêu cầu báo giá (RFQ)
nêu rõ nhu cầu, điều khoản và điều kiện của tổ chức bạn để nhận được đề xuất
chi tiết từ các nhà cung cấp.
Mua hàng
- Đánh
giá và lựa chọn nhà cung cấp: Đánh giá hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất từ các nhà cung cấp và đưa ra lựa chọn dựa trên chi phí, chất lượng,
thời gian giao hàng và các cân nhắc liên quan khác.
- Đàm
phán và soạn thảo hợp đồng: Đàm phán các điều khoản và điều kiện với các
nhà cung cấp được chọn bao gồm giá cả, điều khoản thanh toán và lịch trình
giao hàng. Soạn thảo và hoàn thiện hợp đồng phác thảo các điều khoản và điều
kiện đã thỏa thuận.
- Phát
hành đơn đặt hàng: Tạo và phát hành đơn đặt hàng (PO) cho các nhà cung cấp
đã chọn, nêu rõ chi tiết giao dịch bao gồm số lượng, giá cả và yêu cầu
giao hàng.
- Nhận
và kiểm tra hàng hóa đã giao: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp trong việc
thực hiện đơn đặt hàng dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận và xác minh rằng
hàng hóa và dịch vụ được giao tuân thủ các thông số kỹ thuật đã đàm phán.
Nhận hàng
- Thực
hiện đối chiếu ba chiều: So sánh đơn đặt hàng, biên lai hàng hóa hoặc dịch
vụ và hóa đơn của nhà cung cấp để đảm bảo số lượng, giá cả và giao hàng đều
nhất quán.
- Phê
duyệt hóa đơn và xử lý thanh toán: Phê duyệt hóa đơn để thanh toán và xử
lý thanh toán theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.
- Lưu giữ
hồ sơ: Duy trì hồ sơ chính xác của toàn bộ quy trình Procurement bao
gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn và thông tin liên lạc.
Hiệu suất của nhà cung cấp phải được đánh giá dựa trên các
tiêu chí như chất lượng, kịp thời và tuân thủ các điều khoản hợp đồng. Thực
hành quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM), thúc đẩy mối quan hệ đang diễn ra với
các nhà cung cấp chính bằng cách cung cấp phản hồi, giải quyết các vấn đề và
xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tiết kiệm chi phí.
Quản lý Procurement
Quản lý Procurement bao gồm việc lập kế hoạch,
thực hiện và kiểm soát các quy trình liên quan đến việc mua lại hàng hóa hoặc dịch
vụ cho một tổ chức. Thường được gọi là quy trình từ nguồn đến thanh toán, quản
lý Procurement bao gồm một loạt các hoạt động quan trọng đối với
quy trình Procurement, từ tìm nguồn cung ứng và mua bán đến đàm
phán hợp đồng, quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM), quản lý rủi ro, tuân thủ
chính sách và tích hợp với các khoản phải trả.
Mục tiêu chính của quản lý Procurement bao
gồm việc có được các nguồn lực cần thiết với giá trị tốt nhất, quản lý mối quan
hệ nhà cung cấp và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc mua lại hàng hóa và dịch
vụ. Phần mềm Procurement, còn được gọi là phần mềm e-Procurement,
đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa quy trình. Bằng cách tự động
hóa quy trình làm việc, phần mềm này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý
hiệu quả các hoạt động mua hàng.
Ngoài tự động hóa, nó cho phép các công ty phân tích tiết kiệm
chi phí hiệu quả hơn và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp của họ. Về bản chất,
quản lý Procurement, được hỗ trợ bởi phần mềm Procurement tiên
tiến, đảm bảo một cách tiếp cận có hệ thống và hiệu quả đối với toàn bộ vòng đời Procurement,
góp phần vào việc ra quyết định tốt hơn và tối ưu hóa nguồn lực.
Công nghệ được sử dụng trong Procurement
Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong quy trình Procurement hiện
đại, hợp lý hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả và cung cấp thông tin chi tiết có
giá trị. Dưới đây là một số công nghệ được sử dụng trong Procurement:
- Trí tuệ
nhân tạo (AI) và học máy (ML)
- Công
nghệ Blockchain
- Phần mềm
quản lý hợp đồng (CMS)
- Giải
pháp an ninh mạng
- Quản
lý tài liệu điện tử
- Nền tảng
tìm nguồn cung ứng điện tử (eSourcing)
- Nền tảng
mua sắm điện tử (eProcurement)
- Ứng dụng
mua sắm di động
- Phân
tích hiệu suất Procurement
- Phần mềm
mua hàng đến thanh toán (P2P)
- Tự động
hóa quy trình bằng rô bốt (RPA)
- Hệ thống
quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM)
- Phần mềm
quản lý chuỗi cung ứng (SCM)
Procurement so với mua hàng so với chuỗi cung ứng
Mặc dù một số người sử dụng thuật ngữ Procurement và
mua hàng thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau. Procurement là
một chiến lược bắt đầu bằng việc phân tích nhu cầu của công ty và là một phần của
một quy trình rộng hơn. Ngược lại, mua hàng là một bước cụ thể diễn ra vào cuối
quy trình Procurement sau khi tìm nguồn cung ứng, giá cả, đàm
phán điều khoản và các hành động khác đã hoàn tất.
Mặt khác, Procurement chỉ là một khía cạnh — hoặc tập hợp con — của quản lý chuỗi cung ứng. Quản lý chuỗi cung ứng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập hàng hóa, bao gồm hậu cần như vận chuyển, quản lý kho bãi, chuyển đổi hàng hóa thành sản phẩm và phân phối chúng.
